Organizacja pracy psychologa: najlepsze praktyki

O pracy z pacjentem psycholog uczy się latami: na studiach, w szkole psychoterapii, na superwizji. O wszystkim, co dzieje się wokół sesji, zwykle nikt nie mówi. A to właśnie notatki, terminy, płatności, wiadomości od pacjentów i dokumentacja potrafią zjeść kilka godzin tygodniowo i sprawić, że wieczorem nie ma się już siły na nic.

Zebraliśmy praktyczne sposoby na to, jak ułożyć tydzień pracy i zapanować nad administracją gabinetu. Bez rewolucji, za to z rzeczami, które można wprowadzić od jutra.

Ile sesji tygodniowo to dużo?

Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi, ale doświadczeni terapeuci mówią o podobnych granicach. Wiele osób wskazuje, że najlepiej funkcjonuje przy około 15 sesjach tygodniowo i maksymalnie czterech, pięciu dziennie. Osiem czy dziewięć spotkań jednego dnia większość opisuje jako drogę prosto do przemęczenia.

Jednocześnie wielu psychologów przyznaje uczciwie, że ich realny grafik jest dwa razy większy od wymarzonego, bo trzeba spłacić kredyt i utrzymać gabinet. Dlatego granica zawsze zależy od stawki, innych źródeł dochodu i sytuacji życiowej.

Bardziej niż sama liczba liczą się sygnały ostrzegawcze. Doświadczeni terapeuci wymieniają najczęściej:

• coraz mniejszą chęć chodzenia do pracy,
• trudność w słuchaniu pacjenta pod koniec dnia,
• niechęć do rozmów z bliskimi po powrocie do domu,
• częste infekcje i bóle głowy,
• urlop, po którym zmęczenie wraca już po kilku dniach.

Jeśli rozpoznajesz u siebie kilka z nich, to dobry moment, żeby przyjrzeć się grafikowi, zanim zrobi to za Ciebie organizm.

Jak ułożyć tydzień pracy

Pracuj w blokach

Zamiast rozrzucać pacjentów po całym tygodniu, zbieraj sesje w bloki. Sprawdza się na przykład model czterodniowy: dwa dni w godzinach przedpołudniowych, dwa popołudniowe. Pacjenci mają wybór, a Ty wiesz, kiedy masz wolne i nie przyjmujesz „jeszcze tylko jednej osoby” w sobotę.

Zostaw przerwy między sesjami

Sesje jedna po drugiej wyglądają efektywnie w kalendarzu, ale w praktyce oznaczają, że notatki robisz wieczorem z pamięci, a kolejnego pacjenta witasz jeszcze myślami przy poprzednim. Nawet 10 do 15 minut przerwy pozwala zapisać najważniejsze rzeczy, napić się wody i przestawić głowę.

Zarezerwuj czas na administrację

Wyznacz jeden stały blok w tygodniu na sprawy organizacyjne: faktury, maile, uzupełnienie dokumentacji, zamówienie materiałów. Gdy administracja ma swoje miejsce w kalendarzu, przestaje wlewać się w każdą wolną chwilę.

Dbaj o różnorodność

Wielu psychologów mówi, że pomaga im mieszanie form pracy: obok terapii prowadzą diagnozę, warsztaty czy psychoedukację. Zmiana rodzaju zadania odciąża głowę, a przy okazji uniezależnia od liczby sesji.

Terminy i zapisy

Najwięcej chaosu robią terminy rozproszone w kilku miejscach: część w telefonie, część w notesie, część na portalu. Kilka zasad, które to porządkują:

• Jeden kalendarz. Wszystkie wizyty, niezależnie od tego, skąd przyszedł pacjent, trafiają w jedno miejsce.
• Przypomnienia o wizytach. Krótka wiadomość dzień wcześniej wyraźnie zmniejsza liczbę osób, które zapominają o sesji.
• Jasne zasady odwoływania. Ustal, do kiedy pacjent może bezpłatnie odwołać spotkanie i co dzieje się później. Zapisz to w kontrakcie lub regulaminie i powiedz o tym na pierwszej wizycie.
• Stałe terminy dla stałych pacjentów. Ta sama godzina co tydzień oszczędza mnóstwo wiadomości i ułatwia planowanie obu stronom.

Płatności

Ściąganie zaległych płatności to jedna z bardziej niewdzięcznych części pracy. Najprościej jest jej uniknąć:

• ustal jedną formę płatności i termin, na przykład przelew przed sesją lub płatność na miejscu,
• wystawiaj faktury od razu albo raz w tygodniu w bloku administracyjnym,
• miej prosty sposób na sprawdzenie, kto zapłacił, a kto nie, bez przeglądania historii konta.

Kontakt z pacjentami

Wiadomości od pacjentów przychodzą o każdej porze, a odpowiadanie na nie „na bieżąco” rozbija dzień i zaciera granicę między pracą a życiem prywatnym. Pomaga:

• Osobny numer lub skrzynka do pracy, które możesz wyciszyć po godzinach.
• Określone godziny odpowiadania. Powiedz pacjentom, że odpisujesz na przykład do 18:00 w dni robocze.
• Gotowe szablony na powtarzalne wiadomości: potwierdzenie terminu, informację o płatności, wskazówki dojazdu, link do sesji online.

Pamiętaj, żeby w wiadomościach nie poruszać treści terapii. To bezpieczniejsze i dla pacjenta, i dla Ciebie.

Notatki i dokumentacja

To obszar, który u większości psychologów zajmuje najwięcej czasu poza sesjami. Dwie rzeczy robią tu największą różnicę.

Po pierwsze, notuj od razu. Notatka zrobiona pięć minut po sesji zajmuje mniej czasu i jest dokładniejsza niż ta odtwarzana wieczorem z pamięci.

Po drugie, trzymaj wszystko o pacjencie w jednym miejscu. Notatki, dokumentacja, wyniki testów, materiały, które mu dałeś. Gdy przed sesją musisz zebrać informacje z trzech źródeł, tracisz czas i łatwo coś przeoczyć.

Pisaliśmy o tym więcej w artykułach o wyborze narzędzia do notatek z sesji, o tym, jak robić notatki po sesji, i o dokumentacji, którą musi prowadzić psycholog.

Materiały dla pacjentów

Karty pracy, ćwiczenia, teksty psychoedukacyjne, polecane książki. Jeśli za każdym razem szukasz ich na dysku lub w mailach, zrób raz porządną bibliotekę: foldery według tematów, jasne nazwy plików, jedna lista z linkami. Kilka godzin pracy oszczędza potem kilka minut przed każdą sesją.

Mniej narzędzi, więcej porządku

Psycholodzy często korzystają z kilku aplikacji naraz: osobno do kalendarza, osobno do notatek, osobno do faktur, osobno do wiadomości. Każde kolejne narzędzie to kolejne logowanie, kolejne miejsce, w którym coś może zginąć, i kolejny dostawca, który przechowuje dane Twoich pacjentów.

Przy wyborze narzędzi warto kierować się dwiema zasadami. Im mniej miejsc, w których są dane pacjentów, tym lepiej. A każde narzędzie, które je przechowuje, powinno jasno mówić, gdzie trzyma dane, jak je zabezpiecza i czy podpisze z Tobą umowę powierzenia przetwarzania danych.

Zadbaj o siebie

Najlepszy system organizacji nie pomoże, jeśli zabraknie miejsca na odpoczynek. Kilka rzeczy, które powtarzają doświadczeni terapeuci:

• planuj urlop z wyprzedzeniem i informuj o nim pacjentów wcześniej,
• korzystaj regularnie z superwizji, także wtedy, gdy wszystko wydaje się w porządku,
• wybierz dni, w które w ogóle nie pracujesz, i trzymaj się tego,
• słuchaj sygnałów z ciała, bo zwykle pojawiają się wcześniej niż świadomość przemęczenia.

Na koniec

Organizacja pracy to nie jest temat, którego uczy się na studiach, a ma ogromny wpływ na to, jak się czujesz po kilku latach w zawodzie. Nie trzeba zmieniać wszystkiego naraz. Wybierz jedną rzecz z tego artykułu, na przykład przerwy na notatki albo blok administracyjny, i sprawdź, co zmieni się po miesiącu.